Réservations & disponibilités

Configurez vos services, créneaux, capacités et règles de rotation pour que YumCall calcule automatiquement les disponibilités proposées à l'agent vocal et au widget de réservation.

Services et créneaux : comprendre le fonctionnement

Tout part de vos « services ». Un service est une période réservable (Déjeuner, Dîner, Brunch, Saint-Valentin…) qui possède ses propres horaires, sa capacité et ses règles. YumCall découpe chaque service en créneaux d'arrivée toutes les 15 minutes, puis calcule pour chaque créneau combien de personnes peuvent encore réserver. Ces disponibilités sont ensuite proposées à l'agent vocal et au widget de réservation.

Étapes

Ouvrez la fiche de votre restaurant, puis l'onglet « Réservations ».
Sous le titre « Mes services », cliquez sur « Nouveau service » pour créer un service à la main. Si vous n'avez encore aucun service, l'écran vide propose aussi « Importer mes horaires » (à côté de « Créer manuellement ») pour générer des services depuis vos horaires d'ouverture.
Donnez un nom au service (ex : « Service midi », « Saint-Valentin »), choisissez une couleur et, si besoin, une note publique visible des clients sur le widget.
Choisissez le « Type » : « Récurrent » (se répète chaque semaine) ou « Événement » (dates spécifiques).
Définissez les jours (pour un service récurrent) ou les dates précises (pour un événement).
Dans « Plages horaires », réglez les heures d'ouverture du service (jusqu'à 4 plages par jour).
Renseignez la capacité, la durée du repas et les règles, puis cliquez sur « Enregistrer ».

Réglages

Statut (Actif / Inactif / Brouillon): Actif : visible et réservable. Inactif : existe mais n'est plus proposé. Brouillon : en cours de configuration, invisible des clients. Seuls les services Actifs entrent dans le calcul de disponibilité. Défaut à la création : Actif.
Type (Récurrent / Événement): Récurrent : se répète chaque semaine aux jours sélectionnés. Événement (« exceptional ») : ne s'applique qu'à des dates précises. Quand un Événement et un service récurrent s'appliquent le même jour, l'Événement est prioritaire lorsqu'un seul service doit être retenu (il est trié en premier et reçoit par défaut une priorité plus haute), et le calendrier marque alors les services récurrents du jour comme « masqués » (indication visuelle). Les deux peuvent toutefois rester réservables côté agent/widget : le calcul de disponibilité ne supprime pas le service récurrent.
Jours: Pour un service récurrent : les jours de la semaine ouverts (Lun à Dim). Les jours non cochés ne proposent aucun créneau pour ce service. Au moins un jour est requis.
Dates spécifiques: Pour un service Événement : la liste des dates où il est disponible. Chaque date devient un créneau réservable distinct. Au moins une date est requise.
Plages horaires (« Service 1, 2… »): Les heures d'ouverture du service, sous forme de plages début–fin. Jusqu'à 4 plages par jour (ex : Service 1 19h00–21h00, Service 2 21h00–23h00). Le début doit être antérieur à la fin.
Nom / Couleur / Note publique: Identifient le service. La couleur sert au repérage visuel dans le calendrier et le widget. La « Note publique » est affichée aux clients (ex : « Service du soir, ambiance tamisée »).
Priorité (Avancé): Quand deux services se chevauchent sur les mêmes horaires, celui avec la priorité la plus haute est favorisé pour le calcul de disponibilité. Laissez à 0 sauf services superposés. Défaut 0 (1 par défaut pour un nouvel Événement).
Dates exclues (Avancé): Désactive ce service à des dates précises sans fermer tout le restaurant (ex : pas de Brunch le dimanche de Pâques). Les autres services du jour restent ouverts.

Un service n'est proposé aux clients que si son statut est « Actif ». « Brouillon » sert à préparer un service sans le rendre réservable ; « Inactif » le met en pause sans le supprimer.

Si aucun service actif n'existe, YumCall utilise une configuration de secours basée sur vos horaires d'ouverture (voir l'article « Configuration de secours »). Créez au moins un service actif pour un contrôle précis.

Les créneaux d'arrivée sont toujours espacés de 15 minutes, calculés automatiquement à partir des plages horaires et de la durée du repas. Vous pouvez en désactiver certains (voir « Créneaux réservables »).

Vous pouvez réordonner vos services par glisser-déposer (poignée à gauche de chaque carte). L'ordre d'affichage n'affecte pas le calcul de disponibilité ; c'est la « Priorité » qui tranche quand des services se chevauchent.

Le menu « … » de chaque carte permet de Modifier, Dupliquer ou Supprimer un service. Une suppression est définitive (et désactive les exceptions de calendrier liées à ce service).

Un même jour peut afficher plusieurs services qui se chevauchent : chacun garde sa propre capacité et ses règles, et tous peuvent proposer des créneaux.

Durée du repas, capacité et pacing

Trois réglages déterminent combien de personnes YumCall accepte et à quels horaires : la durée du repas (quand la table se libère), la capacité (combien de couverts en simultané) et le pacing (combien d'arrivées sur un même créneau de 15 min). Ils se configurent par service, dans la section « Capacité ».

Étapes

Dans la fiche d'un service, ouvrez la section « Capacité ».
Réglez « Durée du repas » (curseur de 30 à 160 min, par pas de 15 min) : c'est le temps moyen pendant lequel une table reste occupée.
Réglez « Couverts max » (curseur de 1 à 200) : le nombre maximum de personnes accueillies en même temps pendant ce service. Ce champ n'apparaît qu'en mode capacité (en mode table, un message « La capacité est déterminée par vos tables » le remplace).
Si besoin, activez « Max personnes par créneau » et saisissez une valeur pour lisser les arrivées (pacing).
Sous « Créneaux réservables », cliquez sur un horaire pour l'activer/désactiver. Les horaires barrés ne seront pas proposés.
Enregistrez.

Réglages

Durée du repas (slotDurationMinutes): Temps moyen d'occupation d'une table, en minutes. Détermine quand la place se libère et donc les créneaux disponibles. Curseur 30–160 min, défaut 90.
Couverts max (totalCapacity): Nombre maximum de couverts simultanés sur ce service en mode capacité. Le système refuse toute réservation qui ferait dépasser ce total sur le chevauchement. Défaut 40 côté serveur (30 proposé à la création). Doit être ≥ 1. Curseur de 1 à 200.
Max personnes par créneau (maxPersonsPerSlot, pacing): Plafond du nombre de personnes pouvant arriver dans la même fenêtre de 15 min. Lisse les arrivées et évite un rush en cuisine. Optionnel (interrupteur). Désactivé = pas de plafond d'arrivées dédié (retombe sur la capacité).
Créneaux réservables (bookableSlots): Liste des horaires d'arrivée proposés, calculés toutes les 15 min depuis les plages et la durée. Cliquez pour en désactiver. Si rien n'est désactivé, tous les créneaux calculés sont proposés.

La durée du repas pilote la libération des tables. Exemple : avec une durée de 90 min, une réservation à 20h00 occupe la place jusqu'à 21h30 ; un créneau à 21h00 ne sera proposé que s'il reste de la place sur le chevauchement.

« Couverts max » = couverts simultanés (présents en même temps), tandis que « Max personnes par créneau » = arrivées dans la même fenêtre de 15 minutes. Ce sont deux limites différentes qui s'appliquent ensemble.

Si « Max personnes par créneau » est désactivé, le pacing retombe sur la capacité du service (pas de plafond d'arrivées supplémentaire). En mode table, le pacing n'est appliqué que s'il est explicitement activé.

Les « Créneaux réservables » désactivés sont retirés des disponibilités proposées au widget et à l'agent. Utile pour bloquer une arrivée à 19h30 entre deux services.

Une réservation arrivant exactement à la fin d'une plage est rattachée au service/plage suivant, pas à celle qui se termine (intervalles traités en [début, fin)).

Valeurs par défaut d'un nouveau service : durée 90 min, couverts max 30 (hérités du restaurant si définis), pacing désactivé.

Mode capacité ou mode table : choisir comment la disponibilité est calculée

YumCall calcule les disponibilités de deux façons. En mode capacité, il raisonne sur un nombre total de couverts. En mode table, il raisonne table par table à partir de votre plan de salle. Ce choix se fait au niveau du restaurant et change l'affichage de la section « Capacité » des services.

Étapes

Dans l'onglet « Réservations », descendez jusqu'à la carte « Paramètres globaux ».
Activez ou désactivez « Disponibilités basées sur les tables » selon votre besoin.
Si vous l'activez, configurez votre plan de salle (tables actives, places, zones) pour que le calcul fonctionne.
Réglez « Assignation automatique des tables » (visible uniquement en mode table) sur activé ou désactivé.
Ouvrez vos services : en mode table, le champ « Couverts max » disparaît au profit d'un message « La capacité est déterminée par vos tables ».

Réglages

Disponibilités basées sur les tables (useTableBasedAvailability): Interrupteur au niveau du restaurant. Désactivé = mode capacité (couverts totaux). Activé = mode table (plan de salle). Défaut : désactivé.
Assignation automatique des tables (restaurant): En mode table : attribue automatiquement la meilleure table à chaque réservation. Désactivé = les réservations arrivent sans table et vous les placez manuellement depuis le plan de salle. Défaut : activé.
Assignation automatique des tables (par service): Dans la fiche service en mode table : « Hériter » (utilise le réglage restaurant), « Auto » (toujours auto-assigner) ou « Manuel » (placement manuel pour ce service). Défaut : Hériter.
Zones (allowedZoneIds, mode table): Restreint un service à certaines zones du plan de salle. Par défaut, toutes les zones sont autorisées. Décochez une zone indisponible pour ce service (ex : pas de terrasse en hiver).

Mode capacité (réglage désactivé, défaut) : le système compare le total des couverts en cours à la capacité du service. Plus simple, ne nécessite pas de plan de salle.

Mode table (réglage activé) : le système sait exactement quelles tables sont libres, applique la capacité min/max de chaque table et respecte les zones. Plus précis, mais nécessite des tables actives.

Sécurité : si le mode table est activé mais qu'aucune table active n'existe, YumCall bascule automatiquement sur le calcul par capacité pour ne pas bloquer toutes les réservations.

Connecter un fournisseur externe de réservation (TheFork, ZenChef, SevenRooms) fait que les disponibilités proviennent de l'agenda externe : la configuration de tables interne de YumCall n'est alors plus utilisée pour le calcul.

En mode table, les zones (« Zones » dans la fiche service) et la « Rotation des tables » deviennent disponibles ; ils n'ont aucun effet en mode capacité.

Le nombre de couverts affiché sur la carte d'un service est la somme des places des tables actives autorisées en mode table, ou la capacité saisie en mode capacité.

Rotation des tables : double service (STRICT) ou rotation continue (CONTINUOUS)

La politique de rotation décide si une même table peut accueillir plusieurs réservations pendant une plage horaire. Le réglage se nomme « Rotation des tables » dans la fiche service et n'apparaît qu'en mode table. Il commande la politique technique CONTINUOUS (rotation activée) ou STRICT (rotation désactivée, double service).

Étapes

Assurez-vous que le restaurant est en mode table (« Disponibilités basées sur les tables » activé).
Ouvrez un service et repérez « Rotation des tables », sous la section « Plages horaires ».
Choisissez « Activée » pour autoriser plusieurs réservations par table dans une plage (rotation continue).
Choisissez « Désactivée » pour fonctionner en double service : chaque table n'accepte qu'une seule réservation par plage horaire.
Pour un vrai double service, créez plusieurs plages (ex : 1er service à 19h, 2e service à 21h) ; chaque table sera réservable une fois par plage.
Enregistrez.

Réglages

Rotation des tables, Activée (CONTINUOUS): Une même table peut enchaîner plusieurs réservations dans une plage horaire, en fonction de la durée du repas. Comportement par défaut, adapté au service en continu.
Rotation des tables, Désactivée (STRICT): Mode double service : sur les canaux publics (widget + agent), chaque table n'accepte qu'une seule réservation par plage horaire. Configurez plusieurs plages pour proposer un 1er puis un 2e service.

Dans l'interface, « Activée » correspond à la politique CONTINUOUS et « Désactivée » à la politique STRICT. C'est volontairement présenté à l'envers : désactiver la rotation = mode double service strict.

La règle STRICT ne s'applique qu'aux canaux publics : le widget de réservation et l'agent vocal. Le personnel garde toujours la main libre depuis le back-office (il peut placer une 2e réservation sur la même table dans une plage).

STRICT n'a d'effet qu'en mode table. En mode capacité, ce réglage est inerte (sans effet).

Techniquement, en STRICT une table déjà réservée sur une plage est interdite pour toute nouvelle réservation publique de la même plage, même si le repas précédent serait terminé selon la durée.

Une réservation tombant exactement sur la frontière de fin d'une plage est rattachée à la plage suivante (intervalles [début, fin)), ce qui évite les contournements de la règle STRICT sur le bord.

Défaut d'un service : « Activée » (CONTINUOUS), c'est-à-dire rotation autorisée.

Plafond de couverts simultanés (indoorCapacityLimit)

Le « Plafond de couverts simultanés » est une limite de sécurité au niveau du restaurant, distincte des capacités par service. Il garantit que jamais plus d'un certain nombre de personnes ne soient présentes en salle au même moment, tous services confondus. Il s'ajoute aux autres limites : c'est toujours la plus contraignante qui gagne.

Étapes

Dans l'onglet « Réservations », ouvrez la carte « Paramètres globaux ».
Activez l'interrupteur « Plafond de couverts simultanés ».
Saisissez le nombre maximum de couverts présents en simultané, puis quittez le champ pour enregistrer.
Pour le désactiver, repassez l'interrupteur sur off.

Réglages

Plafond de couverts simultanés (indoorCapacityLimit): Nombre maximum de couverts présents en salle au même instant, tous services confondus. Limite de sécurité permanente qui s'ajoute aux capacités par service. Optionnel ; null = désactivé. Doit être ≥ 1 quand activé.

Le plafond se base sur l'heure d'arrivée et la durée du repas : il compte toutes les réservations qui se chevauchent à un instant donné. Quand le plafond est atteint, aucune réservation supplémentaire couvrant ce moment n'est acceptée.

Il s'applique en permanence et à TOUS les services en même temps, en plus de la capacité de chaque service. La disponibilité réelle d'un créneau est le minimum entre la capacité du service, le plafond et toute exception de calendrier.

Il fonctionne aussi bien en mode capacité qu'en mode table, c'est un garde-fou global indépendant du plan de salle.

Pour réduire la capacité un jour précis (un soir spécial, une météo), n'utilisez pas ce plafond permanent : créez plutôt une exception de calendrier dans « Prochains jours ».

À l'activation, la valeur proposée par défaut est la capacité totale du restaurant (ou 30). Désactivé = aucun plafond global (null).

Délai minimum avant réservation (cutoff)

Le délai minimum empêche de prendre une réservation trop proche du créneau, pour vous laisser le temps de vous organiser. Il se règle globalement au niveau du restaurant, et peut être affiné par service. Il ne s'applique qu'aux canaux clients (agent vocal et widget) lorsque vous utilisez la réservation interne YumCall.

Étapes

Réglage global : onglet « Réservations » → carte « Paramètres globaux » → activez « Délai minimum avant réservation » et saisissez un nombre de minutes.
Réglage par service : ouvrez un service → section « Règles de réservation » → « Délai minimum de réservation ».
Choisissez « Hériter » (utilise le réglage du restaurant), « Désactivé » (aucun délai pour ce service) ou « Personnaliser » (valeur propre, de 0 à 120 min).
Enregistrez.

Réglages

Délai minimum avant réservation (restaurant, bookingCutoffMinutes): Délai minimum, en minutes, entre maintenant et le début du créneau, en-dessous duquel les canaux clients ne peuvent plus réserver. Optionnel ; null/0 = désactivé.
Délai minimum de réservation (service), Hériter: Le service reprend le délai défini sur le restaurant. Comportement par défaut.
Délai minimum de réservation (service), Désactivé: Aucun délai pour ce service, même si le restaurant en impose un (valeur 0 = override explicite).
Délai minimum de réservation (service), Personnaliser: Valeur propre au service, de 0 à 120 minutes, prioritaire sur le réglage du restaurant.

Exemple : avec 45 minutes, à 11h30 il est trop tard pour réserver un créneau de midi. Les créneaux trop proches disparaissent simplement des disponibilités proposées.

Le délai ne s'applique qu'aux réservations venant de l'extérieur (agent vocal, widget, site). Vous pouvez toujours créer manuellement une réservation de dernière minute depuis le back-office.

Le réglage par service prend le pas sur le réglage global : « Désactivé » au niveau d'un service ignore le délai du restaurant, même si ce dernier est actif.

Le délai n'est pas appliqué avec les fournisseurs externes (TheFork, ZenChef, SevenRooms) : dans ce cas, c'est leur agenda qui décide.

Côté agent vocal, le délai est toujours appliqué automatiquement (l'agent est un canal public). Une valeur 0 ou désactivée = aucun délai.

Défaut : désactivé au niveau du restaurant ; « Hériter » au niveau d'un nouveau service (valeur affichée 30 min si vous passez en personnalisé).

Comment les disponibilités sont calculées et proposées

À chaque demande de l'agent vocal ou du widget, YumCall recalcule les disponibilités en direct à partir de vos services, de vos réservations en cours et de toutes vos règles. Voici l'ordre dans lequel les filtres s'appliquent, pour comprendre pourquoi un créneau apparaît ou non.

Étapes

YumCall détermine les dates demandées (par défaut, aujourd'hui + 7 jours pour l'agent).
Il écarte les jours fermés : fermetures exceptionnelles et jours fermés par une exception de calendrier (l'agent dira « fermé » plutôt que « aucun créneau »).
Pour chaque jour, il sélectionne les services applicables (récurrents par jour de la semaine en respectant les dates exclues, et Événements par date précise). Plusieurs services peuvent s'appliquer le même jour et générer chacun leurs créneaux.
Pour chaque service, il génère les créneaux toutes les 15 min sur chaque plage, en ne gardant que ceux dont la durée tient avant la fin de la plage.
Il calcule la place restante par créneau : capacité du service, pacing, plafond de couverts simultanés, exceptions du jour, et en mode table la disponibilité réelle des tables (zones et rotation STRICT comprises).
Il retire les créneaux « Créneaux réservables » désactivés, les créneaux passés pour aujourd'hui, et les créneaux dans le délai minimum (cutoff).
Si une taille de table/groupe est demandée, il ne garde que les créneaux où ce nombre de couverts tient.
Si aucune disponibilité n'existe sur la période, il cherche la « prochaine date disponible » jusqu'à un mois plus tard et la propose.

Réglages

Confirmation automatique (autoConfirm): Activée : les réservations entrantes sont confirmées instantanément. Désactivée : elles passent en « En attente » pour validation manuelle. Réglable par service (défaut activé), avec repli sur le réglage restaurant si aucun service n'est résolu.
Seuil grand groupe (largeGroupThreshold): Nombre de personnes au-delà duquel (strictement supérieur) une réservation passe en validation manuelle (« En attente »), même avec confirmation automatique. Optionnel par service ; défaut côté serveur 10 (8 proposé dans le formulaire).
Prochaine date disponible (nextAvailabilityDate): Calculée automatiquement quand la période demandée est vide : YumCall propose la première date réservable jusqu'à un mois après. La recherche démarre le lendemain de la période consultée pour éviter de re-proposer une date déjà vue comme vide.

Seuls les services « Actifs » sont pris en compte. Un service en Brouillon ou Inactif ne génère aucun créneau.

Le calcul ne compte que les réservations « Confirmées » et « En attente » comme occupant de la place ; les réservations terminées ou no-show ne bloquent rien.

En mode table, la « prochaine date disponible » est vérifiée table par table (rotation STRICT comprise) : la date proposée est donc réellement réservable, pas une simple estimation.

Quand plusieurs limites s'appliquent (capacité service, plafond simultané, exception datée), c'est toujours la plus basse qui détermine la place restante du créneau.

Les grands groupes ne sont jamais bloqués par cet écran mais peuvent passer en validation manuelle : voir le « Seuil grand groupe ». Au-delà du seuil (strictement supérieur), la réservation est créée en statut « En attente » même si la confirmation automatique est active.

La confirmation automatique du service (ou du restaurant en secours) décide si une réservation entrante est « Confirmée » directement ou laissée « En attente ».

Configuration de secours et import depuis les horaires

Tant qu'aucun service actif n'a été créé, YumCall fonctionne en mode de secours : il calcule les disponibilités à partir de vos horaires d'ouverture et de paramètres au niveau du restaurant. C'est une solution de démarrage ; créer de vrais services vous donne un contrôle bien plus fin. L'import permet de transformer vos horaires en services en un clic.

Étapes

Si aucun service actif n'existe, une carte « Configuration de réservation actuelle » (fond ambre) affiche les paramètres de secours.
Cliquez sur « Modifier » pour ajuster capacité totale, durée d'un créneau, pacing, seuil grand groupe et confirmation automatique.
Pour passer aux services, cliquez sur « Importer mes horaires » (proposé sur l'écran vide quand aucun service n'existe) : YumCall détecte vos plages d'ouverture et affiche un aperçu des services à créer.
Validez avec « Créer le service » (ou « Créer N services ») : chaque plage devient un service récurrent actif, avec les paramètres de secours recopiés.
Ajustez ensuite chaque service individuellement (capacité, durée, rotation, zones…).

Réglages

Capacité totale (secours): Couverts simultanés utilisés tant qu'aucun service actif n'existe. Défaut 30 (40 côté serveur).
Durée d'un créneau (secours): Durée du repas en mode secours, choisie parmi 15, 30, 45, 60, 75, 90 ou 120 min. Défaut 90.
Pacing : limite par créneau (secours, maxPersonsPerSlot): Plafond optionnel d'arrivées par créneau de 15 min en mode secours. Désactivé = pas de plafond dédié.
Seuil grand groupe (secours): Nombre au-delà duquel une réservation passe en validation manuelle, en mode secours. Optionnel, défaut proposé 8.
Confirmation automatique (secours): Confirme ou non automatiquement les réservations tant qu'aucun service actif n'existe. Défaut activé.

Le mode secours utilise les horaires d'ouverture du restaurant ; il ne connaît ni les zones, ni la rotation STRICT (sans effet tant qu'aucun service actif n'existe).

En mode secours, le mode table fonctionne si des tables actives existent ; sinon le calcul retombe sur la capacité totale du restaurant.

Dès qu'un service actif existe, la carte de secours disparaît et YumCall passe au calcul par services.

L'import recopie capacité, durée de créneau, pacing, seuil grand groupe et confirmation automatique depuis la configuration actuelle. Vous pourrez tout modifier service par service ensuite.

Si l'import ne trouve aucun horaire exploitable, vérifiez vos horaires d'ouverture dans l'onglet « Restaurant », ou créez un service manuellement.

Les réservations doivent être activées (capacité « Réservations » du restaurant) pour accéder à tout cet écran ; sinon un encart propose « Activer les réservations ».

Mis à jour le 4 juin 2026.

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