L'historique des appels : vue d'ensemble
La page « Appels » (menu Appels) regroupe tous les appels traités par vos agents vocaux, tous restaurants confondus. Chaque ligne correspond à un appel : vous y voyez la date, le restaurant, le numéro du client, la durée, le sens de l'appel et s'il a débouché sur une réservation. En haut de page, quatre compteurs résument votre activité d'un coup d'œil.
Étapes
- Ouvrez le menu « Appels » dans la barre latérale.
- Consultez les quatre cartes de statistiques en haut de page : Appels, Terminés, Avec réservation et Durée totale.
- Parcourez la liste des appels en dessous (du plus récent au plus ancien).
- Cliquez sur n'importe quelle ligne d'appel pour ouvrir sa fiche détaillée.
Réglages
- Carte « Appels »
- Nombre total d'appels affichés selon vos filtres en cours.
- Carte « Terminés »
- Nombre d'appels qui se sont terminés normalement (statut « Terminé »), avec le pourcentage que cela représente sur le total affiché.
- Carte « Avec réservation »
- Nombre d'appels ayant généré au moins une réservation, accompagné du « % de conversion » (part des appels ayant abouti à une résa).
- Carte « Durée totale »
- Temps cumulé de tous les appels affichés, avec en dessous le nombre d'appels entrants.
💡La liste affiche 30 appels par page. Quand il y a plus d'une page, des flèches de pagination apparaissent en bas et le compteur indique par exemple « 1–30 sur 124 ».
💡Les statistiques en haut se recalculent automatiquement en fonction des filtres et de la recherche actifs.
💡Les appels sont toujours triés du plus récent au plus ancien (date de début de l'appel).
💡Si aucun appel ne correspond, un encart « Aucun appel » s'affiche avec le message « Aucun appel ne correspond à vos filtres ».
Rechercher et filtrer les appels
La barre d'outils au-dessus de la liste permet d'isoler rapidement les appels qui vous intéressent : recherche libre, filtre par restaurant et filtre par date avec un choix de période ou un jour précis et un créneau horaire. Tous les filtres se combinent.
Étapes
- Pour chercher, tapez dans le champ « Rechercher par restaurant, numéro... » : la liste se filtre instantanément sur le nom du restaurant ou le numéro du client.
- Pour limiter à un établissement, ouvrez le menu déroulant des restaurants (par défaut « Tous les restaurants ») et choisissez-en un.
- Pour filtrer par date, cliquez sur le bouton de date (« Toutes dates » par défaut) puis choisissez une période rapide : « Tout », « Aujourd'hui », « Semaine » ou « Mois ».
- Pour un jour précis, sélectionnez une date dans le calendrier « Jour précis ».
- Optionnellement, renseignez un « Créneau horaire (optionnel) » avec une heure « De » et une heure « À ».
- Cliquez sur « Appliquer » pour valider le jour précis et le créneau.
- Pour tout remettre à zéro, cliquez sur « Réinit. » (visible uniquement quand un filtre est actif).
Réglages
- Recherche (restaurant / numéro)
- Filtre la page affichée sur le nom de restaurant ou le numéro de téléphone du client. Insensible à la casse.
- Filtre restaurant
- Restreint les appels à un seul restaurant. Valeurs : « Tous les restaurants » (défaut) ou l'un de vos établissements.
- Période rapide
- Filtre par plage de dates. Valeurs : Tout (défaut), Aujourd'hui, Semaine (semaine en cours), Mois (mois en cours).
- Jour précis
- Sélectionne une date unique dans le calendrier. Nécessite un clic sur « Appliquer ».
- Créneau horaire (optionnel)
- Restreint aux appels dont l'heure de début est comprise entre l'heure « De » et l'heure « À ». Facultatif.
💡La recherche texte et le filtre par créneau horaire s'appliquent sur la page en cours uniquement (côté navigateur) ; le filtre par restaurant et le filtre par date (période/jour) sont appliqués sur l'ensemble de vos appels par le serveur.
💡Le bouton « Appliquer » reste désactivé tant qu'aucune date n'est choisie dans le calendrier.
💡Choisir une période rapide réinitialise le jour précis et le créneau horaire que vous auriez pu saisir.
💡Le créneau horaire est interprété dans le fuseau du restaurant (par défaut Europe/Paris).
La fiche détaillée d'un appel
Un clic sur un appel ouvre la fenêtre « Détails de l'appel ». Elle réunit toutes les informations techniques de l'appel, l'enregistrement audio si disponible, la transcription complète de la conversation et les réservations créées pendant l'appel (avec des actions directes).
Étapes
- Cliquez sur une ligne d'appel pour ouvrir « Détails de l'appel ».
- Lisez l'en-tête : nom du restaurant, date et heure de l'appel, badge de statut et badge de direction.
- Consultez la grille d'informations : Durée, Numéro (cliquable pour rappeler), Raison de fin et Fin.
- Si un enregistrement est disponible, utilisez le lecteur audio sous « Enregistrement ».
- Dépliez la section « Transcription » pour lire l'échange entre le client et l'agent IA.
- Gérez les éventuelles réservations liées depuis le bas de la fenêtre.
- Cliquez sur « Fermer » pour revenir à la liste.
Réglages
- Badge de statut
- État de l'appel. Valeurs affichées : « Terminé » (appel achevé normalement), « Échoué », « Occupé », « Pas de réponse ». Tout autre statut technique s'affiche tel quel.
- Badge de direction
- Sens de l'appel : « Entrant » (le client a appelé) ou « Sortant » (l'agent a appelé le client).
- Durée
- Durée de l'appel, affichée en minutes/secondes (ex. « 2m30 ») ou en secondes (ex. « 45s »). Affiche «, » si la durée est nulle.
- Numéro
- Numéro de téléphone du client. Affiché uniquement s'il est connu ; cliquer dessus lance un appel téléphonique depuis votre appareil.
- Raison de fin
- Motif technique de fin d'appel renvoyé par le système téléphonique (affiché seulement s'il est connu).
- Fin
- Date et heure exactes de fin de l'appel (affichées seulement si renseignées).
- Enregistrement
- Lecteur audio de l'appel. Affiché uniquement si un enregistrement existe pour cet appel.
💡Les dates et heures sont affichées dans le fuseau horaire du restaurant concerné (par défaut Europe/Paris).
💡Si l'appel a rencontré un problème, un encart rouge affiche le message d'erreur technique en bas de la fiche.
💡Le coût de l'appel est enregistré côté système mais n'est pas affiché dans cette fenêtre de détail.
💡L'enregistrement n'est chargé que lorsque vous lancez la lecture (pour économiser la bande passante).
Lire la transcription d'un appel
Chaque appel peut contenir la transcription de la conversation entre le client et l'agent vocal IA. Elle s'affiche sous forme de fil de discussion (bulles de chat) ou, à défaut, en texte brut. C'est l'outil idéal pour vérifier ce qui a été dit, contrôler une réservation ou comprendre une demande.
Étapes
- Dans la fiche détaillée d'un appel, repérez la section repliable « Transcription ».
- Cliquez sur l'en-tête « Transcription » pour la déplier (le nombre de messages est indiqué, ex. « 12 msg »).
- Faites défiler la conversation : les messages du client sont à gauche, ceux de l'agent IA à droite.
- Refermez la section en cliquant à nouveau sur l'en-tête.
Réglages
- Message client (bulle « C », à gauche)
- Ce qu'a dit l'appelant, transcrit automatiquement.
- Message agent (bulle « IA », à droite)
- Les réponses de l'agent vocal IA.
- Message système (au centre, en italique)
- Événements techniques de la conversation (par ex. transfert), affichés en petit au milieu du fil.
💡La section « Transcription » n'apparaît que si l'appel contient des messages ou un texte de transcription.
💡Quand la conversation détaillée (messages) n'est pas disponible, un texte brut de transcription est affiché à la place.
💡Dans la liste des appels (vue bureau), la colonne « Transcription » montre un aperçu tronqué du début de la transcription.
💡La transcription est aussi consultable depuis la fiche client (onglet Réservations, sous chaque réservation issue d'un appel).
Gérer les réservations issues d'un appel
Lorsqu'un appel a généré une ou plusieurs réservations, elles apparaissent en bas de la fiche détaillée de l'appel, chacune dans sa propre carte avec son statut. Vous pouvez confirmer, refuser ou annuler la réservation, ou ouvrir sa fiche complète sans quitter l'appel.
Étapes
- Ouvrez la fiche détaillée d'un appel comportant le badge « Réservation » (icône calendrier avec un chiffre).
- Descendez jusqu'à la section « Réservation(s) liée(s) ».
- Pour une réservation « En attente », cliquez sur « Confirmer » pour l'accepter ou « Refuser » pour la rejeter.
- Pour une réservation « Confirmé », cliquez sur « Annuler la réservation » puis confirmez la demande « Annuler cette réservation ? ».
- Cliquez sur « Ouvrir » pour afficher la fiche complète de la réservation (avec attribution de table, etc.).
Réglages
- Statut de la réservation
- Badge affiché en haut de la carte. Valeurs : « En attente » (à traiter), « Confirmé », « Annulé », « Terminé ».
- Informations affichées
- Date, Horaire (début – fin), Couverts (nombre de personnes, ex. « 4 pers. ») et bloc Client (nom + téléphone cliquable) si le client est connu.
- Bouton « Confirmer »
- Passe une réservation « En attente » au statut « Confirmé ». Affiche « Réservation confirmée ».
- Bouton « Refuser »
- Passe une réservation « En attente » au statut « Annulé ». Affiche « Réservation refusée ».
- Bouton « Annuler la réservation »
- Annule une réservation « Confirmé » après confirmation. Affiche « Réservation annulée ».
- Bouton « Ouvrir »
- Ouvre la fiche détaillée complète de la réservation par-dessus celle de l'appel.
💡Un même appel peut contenir plusieurs réservations ; chacune a sa propre carte et ses propres actions.
💡Si une note a été ajoutée à la réservation, elle s'affiche dans un encart orangé « Note : ».
💡Après chaque action (confirmer, refuser, annuler), la fiche de l'appel se recharge automatiquement pour refléter le nouveau statut.
💡Les boutons proposés dépendent du statut : « Confirmer/Refuser » pour les réservations en attente, « Annuler la réservation » pour les confirmées.
La base de données clients (CRM)
La page « Clients » (menu Clients) constitue votre fichier client automatique. Chaque personne ayant réservé chez vous y apparaît, avec son nom, ses coordonnées, son nombre de réservations et d'appels. Les fiches se créent automatiquement à partir des réservations : il n'y a pas de saisie manuelle de client sur cette page.
Étapes
- Ouvrez le menu « Clients » dans la barre latérale.
- Consultez les quatre compteurs en haut : Total clients, Clients actifs, Réservations totales et Appels totaux.
- Parcourez la liste des clients (nom, coordonnées, réservations, appels, date d'inscription).
- Cliquez sur une ligne client pour ouvrir sa fiche détaillée.
Réglages
- Carte « Total clients »
- Nombre total de clients affichés selon vos filtres.
- Carte « Clients actifs »
- Clients ayant au moins une réservation ou un appel, avec le pourcentage que cela représente.
- Carte « Réservations totales »
- Somme des réservations de tous les clients affichés, et nombre de clients ayant au moins une résa.
- Carte « Appels totaux »
- Somme des appels de tous les clients affichés, et nombre de clients ayant au moins un appel.
- Colonne « Réservations »
- Nombre de réservations du client (badge). Affiche « 0 » s'il n'en a aucune.
- Colonne « Appels »
- Nombre d'appels rattachés au client, calculé par correspondance de son numéro de téléphone. Affiche « 0 » s'il n'y en a aucun.
- Colonne « Inscrit le »
- Date de création de la fiche client.
💡Un client n'apparaît dans cette base que s'il possède au moins une réservation dans l'un de vos restaurants.
💡Le nombre d'appels d'un client est déduit du rapprochement entre son numéro de téléphone et le numéro des appels : un client sans numéro de téléphone enregistré affichera 0 appel.
💡Si le nom n'est pas connu, le client est affiché comme « Client anonyme » avec un avatar « ? ».
💡Une note interne, si elle existe, s'affiche sous le nom du client dans la liste.
💡La liste affiche 30 clients par page ; le message « Les clients apparaîtront ici après leur première interaction » s'affiche si la base est vide.
Rechercher, filtrer et trier les clients
La page Clients offre une recherche libre, un filtre par restaurant, un filtre selon la présence de réservations, et un tri par colonne. Cela vous permet par exemple de retrouver un client par téléphone, ou de lister les clients fidèles.
Étapes
- Tapez dans le champ « Rechercher par nom, email, téléphone... » pour filtrer instantanément la liste.
- Sélectionnez un restaurant dans le menu déroulant (« Tous les restaurants » par défaut) pour ne voir que ses clients.
- Ouvrez le menu déroulant des réservations et choisissez « Toutes résa. », « Avec résa. » ou « Sans résa. ».
- Cliquez sur l'en-tête d'une colonne (Client, Réservations, Appels, Inscrit le) pour trier ; cliquez à nouveau pour inverser l'ordre.
- Cliquez sur « Réinit. » pour effacer tous les filtres actifs.
Réglages
- Recherche
- Filtre les clients par nom, email ou téléphone. Insensible à la casse.
- Filtre restaurant
- Limite la liste aux clients d'un restaurant donné. Valeurs : « Tous les restaurants » (défaut) ou un de vos établissements.
- Filtre réservations
- Filtre selon l'historique de réservation. Valeurs : « Toutes résa. » (défaut), « Avec résa. », « Sans résa. ».
- Tri par colonne
- Trie la liste. Colonnes triables : Client (nom), Réservations, Appels, Inscrit le (défaut, du plus récent). Le sens (croissant/décroissant) bascule à chaque clic sur la même colonne.
💡Quand un filtre est actif, un indicateur affiche le nombre de résultats, par ex. « 12 résultats sur 87 ».
💡Le tri et la recherche s'appliquent sur la page chargée ; changer de restaurant relance le chargement des clients de cet établissement.
💡Le filtre « Sans résa. » est surtout utile combiné à la recherche, car la base ne contient en pratique que des clients ayant réservé.
💡Tout changement de filtre ou de tri vous ramène à la première page de résultats.
La fiche client détaillée
Cliquer sur un client ouvre sa fiche complète. En haut figurent ses coordonnées et un tableau de bord de six indicateurs. En dessous, deux onglets « Réservations » et « Appels » retracent tout son historique avec votre établissement, transcription et enregistrements compris.
Étapes
- Depuis la page Clients, cliquez sur une ligne pour ouvrir la fiche du client.
- Consultez l'en-tête : initiales, nom, ancienneté (« Depuis … »), email et téléphone (cliquables).
- Lisez les six indicateurs : Résa, Conf., Moy. pers., Appels, Restos, Annulées.
- Cliquez sur l'onglet « Réservations » pour voir et déplier l'historique des réservations.
- Cliquez sur l'onglet « Appels » pour voir l'historique des appels du client.
- Utilisez la flèche de retour en haut à gauche pour revenir à la liste des clients.
Réglages
- Indicateur « Résa »
- Nombre total de réservations du client.
- Indicateur « Conf. »
- Nombre de réservations confirmées ou terminées.
- Indicateur « Moy. pers. »
- Nombre moyen de couverts par réservation (arrondi au dixième).
- Indicateur « Appels »
- Nombre total d'appels du client.
- Indicateur « Restos »
- Nombre de restaurants distincts où le client a réservé.
- Indicateur « Annulées »
- Nombre de réservations annulées (affiché en rouge s'il est supérieur à 0).
💡L'email ouvre votre messagerie, le téléphone lance un appel : ce sont des liens directs.
💡Si une note interne est enregistrée pour le client, elle apparaît dans un encart orangé « Note : » sous ses coordonnées.
💡Les onglets « Réservations » et « Appels » affichent chacun un compteur du nombre d'éléments.
💡Cette page charge jusqu'à 100 réservations et 100 appels récents du client.
Historique des réservations et appels d'un client
Les deux onglets de la fiche client donnent accès à tout le parcours du client. L'onglet Réservations affiche chaque réservation, dépliable pour voir l'appel associé (durée, enregistrement, transcription). L'onglet Appels liste tous les appels du client avec leur statut et leur direction.
Étapes
- Dans la fiche client, ouvrez l'onglet « Réservations ».
- Cliquez sur une réservation pour la déplier : date complète, horaire, nombre de personnes, et éventuellement le canal d'origine (« via … »).
- Si un appel est lié, écoutez l'enregistrement et dépliez « Transcription » pour lire l'échange.
- Cliquez sur « Ouvrir » pour afficher la fiche complète de la réservation.
- Basculez sur l'onglet « Appels » pour parcourir tous les appels du client (restaurant/agent, statut, direction, date/heure, durée).
Réglages
- Ligne de réservation
- Affiche le restaurant, un badge de statut (Confirmé, Attente, Annulé, Terminé), l'horaire, le nombre de personnes (ex. « 4p ») et, si présent, la durée de l'appel lié.
- Bloc « Appel » (dans une réservation dépliée)
- Durée, numéro du client (cliquable), direction (Entrant/Sortant) et badge de statut de l'appel (« OK » si terminé, « Échoué », sinon le statut brut).
- Transcription
- Conversation client/agent IA, dépliable sous le bloc Appel, sous forme de bulles de chat ou de texte brut.
- Ligne d'appel (onglet Appels)
- Restaurant/agent, badge de statut (Terminé, Échoué, Occupé, Pas de réponse, En cours), badge de direction, date/heure, durée et aperçu de transcription.
💡Les réservations de la fiche client sont triées de la plus récente à la plus ancienne.
💡L'enregistrement audio et la transcription n'apparaissent que si l'appel lié en contient.
💡Si un appel a échoué, son message d'erreur s'affiche en rouge dans le bloc Appel de la réservation.
💡Les dates et heures sont affichées dans le fuseau du restaurant (par défaut Europe/Paris).
💡Si le client n'a pas de téléphone enregistré, l'onglet Appels restera vide même s'il a des réservations, car les appels sont rattachés via le numéro.
Mis à jour le 4 juin 2026.