Un mardi de septembre 2026, votre grossiste vous envoie un message : « À partir du 1er, nos factures passent par la plateforme, vous devez nous indiquer votre adresse de réception électronique. » Vous ne savez pas ce qu’est une adresse de réception électronique. Le vendredi, un client qui a déjeuné avec trois collaborateurs vous demande « une vraie facture, au nom de la société, en format électronique, mon service comptable n’accepte plus les PDF ». Vous lui tendez la note. Il insiste. Vous promettez de l’envoyer, et vous ne savez pas comment.
La facturation électronique est la réforme la moins comprise de la restauration, parce qu’elle semble concerner les grandes entreprises et les comptables. Elle concerne tous les restaurants, en deux temps : depuis le 1er septembre 2026, vous devez pouvoir recevoir des factures électroniques ; au 1er septembre 2027, vous devrez en émettre pour vos clients professionnels et transmettre à l’administration les données de vos ventes aux particuliers. Entre les deux, il y a un an pour s’organiser sans stress, ou un an pour ne rien faire et paniquer en août 2027.
Ce guide est écrit pour un restaurant de 40 couverts, pas pour un groupe. Il explique le calendrier, ce qui change avec vos fournisseurs, ce qu’un client professionnel peut exiger (et le seuil de 150 € HT qui vous simplifie la vie), ce qu’est l’e-reporting de vos ventes, comment choisir une plateforme agréée, ce que votre logiciel de caisse doit savoir faire, et une checklist en dix points.
Le calendrier, sans jargon
La réforme, portée par la direction générale des Finances publiques, a trois volets et deux dates.
Depuis le 1er septembre 2026, toutes les entreprises, quelle que soit leur taille, doivent être en mesure de recevoir des factures électroniques. Votre restaurant est concerné : vos fournisseurs qui sont de grandes entreprises ou des entreprises de taille intermédiaire (les grossistes nationaux, les brasseurs, les fournisseurs d’énergie, les loueurs) émettent désormais leurs factures sous forme électronique, via une plateforme, et vous devez pouvoir les recevoir. Ce n’est pas un PDF par email : c’est un fichier structuré, transmis de plateforme à plateforme.
Depuis la même date, les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire doivent émettre leurs factures électroniquement et transmettre leurs données à l’administration.
Au 1er septembre 2027, les petites et moyennes entreprises et les micro-entreprises, donc la quasi-totalité des restaurants, devront émettre leurs factures électroniques pour leurs clients professionnels, et transmettre à l’administration les données de leurs ventes aux particuliers (l’e-reporting).
Un point rassure d’emblée : la note que vous remettez à un client particulier à la fin du repas ne change pas. Elle n’est pas une facture au sens de la réforme, et elle ne passera jamais par une plateforme. Ce qui change, c’est la relation avec vos fournisseurs (dès maintenant), la facturation de vos clients professionnels (dans un an), et la transmission de vos données de ventes (dans un an).
Ce qui change avec vos fournisseurs, dès maintenant
Vos factures d’achat arrivent désormais par une plateforme agréée par l’administration (une « PA », anciennement appelée plateforme de dématérialisation partenaire). Pour les recevoir, vous devez être inscrit sur une plateforme agréée et référencé dans l’annuaire national, qui permet à votre fournisseur de savoir où envoyer sa facture. C’est cette « adresse de réception électronique » que le grossiste réclamait.
Concrètement : vous choisissez une plateforme agréée (la liste officielle est publiée par l’administration fiscale), vous vous inscrivez, et votre entreprise devient joignable dans l’annuaire. Vos fournisseurs y trouvent votre adresse et vous envoient leurs factures, que vous retrouvez dans votre espace, avec la possibilité de les transmettre à votre expert-comptable. Beaucoup de logiciels de comptabilité et de caisse ont intégré une plateforme agréée ou s’y connectent ; demandez au vôtre ce qu’il propose.
Ce que vous y gagnez : plus de factures perdues dans une pile ou une boîte email, une saisie comptable qui s’automatise, et une lecture des achats qui alimente votre suivi de food cost, comme nous l’expliquons dans notre guide sur la gestion des stocks et des fournisseurs.
Ce qu’un client professionnel peut exiger : la note, la facture, et le seuil de 150 € HT
C’est le point qui touche le service, et il est plus simple qu’il n’y paraît.
Pour un repas facturé en dessous de 150 € hors taxes, la note de restaurant remise à la fin du repas reste acceptée comme justificatif pour le client professionnel, sans que vous ayez à connaître son identité ni à émettre une facture. La grande majorité des déjeuners d’affaires de deux à quatre personnes reste donc dans le régime actuel : la note suffit, et le client la passe en frais.
Au-dessus de 150 € hors taxes, ou lorsque le client le demande, une facture est nécessaire, avec les mentions habituelles (vos coordonnées, celles du client, date, détail, montants hors taxes par taux de TVA, TVA, total). Jusqu’au 1er septembre 2027, vous pouvez l’émettre comme aujourd’hui (papier ou PDF). À partir de cette date, la facture destinée à un client professionnel devra être une facture électronique, émise via votre plateforme agréée : un PDF envoyé par email ne suffira plus, comme le rappelle la FAQ de l’Umih.
Deux réflexes à installer dès maintenant, parce qu’ils feront la différence en 2027. Demander au moment du paiement si le client a besoin d’une facture, et dans ce cas relever sa raison sociale, son numéro SIREN et son adresse de facturation : une facture émise le jour même, avec les bonnes informations, évite les demandes tardives compliquées. Et pour les groupes et privatisations, collecter ces informations dès le devis, comme nous l’expliquons dans notre guide sur la privatisation et les repas d’entreprise. Le client professionnel a une raison précise d’insister : la TVA sur ses frais de restaurant n’est récupérable que sur une facture en règle à son nom.
L’e-reporting : vos ventes aux particuliers, transmises à l’administration
C’est le volet le plus nouveau pour un restaurant, et celui dont on parle le moins. Vos ventes aux particuliers ne donnent pas lieu à facture électronique, mais à partir du 1er septembre 2027, vous devrez transmettre à l’administration, via votre plateforme agréée, des données agrégées sur ces ventes : montants hors taxes et taxes par taux de TVA, mode de paiement, date, selon une périodicité définie par votre régime de TVA.
Pour un restaurant, ces données existent déjà : elles sont dans votre logiciel de caisse, dans le rapport Z de chaque service, ventilé par taux (10 % sur la nourriture et les boissons sans alcool consommées sur place, 20 % sur l’alcool, 5,5 % sur certains produits à emporter à consommation différée). L’e-reporting consiste à ce que votre caisse transmette ces totaux à la plateforme, qui les transmet à l’administration. Si votre caisse est compatible, c’est automatique. Si elle ne l’est pas, c’est un travail manuel régulier, et une raison de changer de caisse avant 2027.
Une conséquence utile : l’administration recevra des données cohérentes avec votre déclaration de TVA. Une caisse bien tenue, avec les bons taux, devient une protection.
Choisir une plateforme agréée
La plateforme agréée est l’intermédiaire obligatoire : elle reçoit vos factures d’achat, émet vos factures de vente aux professionnels, transmet vos données d’e-reporting. Quelques critères pour un restaurant indépendant.
L’intégration avec votre logiciel de caisse et votre comptabilité : c’est ce qui rend l’e-reporting automatique et évite les ressaisies. Demandez à votre éditeur de caisse quelle plateforme il a intégrée ou recommandée.
Le coût : l’Umih indique des fourchettes de l’ordre de 15 à 80 € par mois, ou de 0,30 à 1,50 € par facture, selon les plateformes et les volumes. Pour un restaurant qui émet quelques dizaines de factures professionnelles par mois, le modèle à la facture peut suffire ; pour un restaurant qui fait beaucoup de repas d’entreprise, l’abonnement est plus lisible.
La simplicité : vous ne passerez pas vos soirées dans cet outil. L’interface doit permettre de retrouver une facture fournisseur, d’émettre une facture client et de vérifier que les données d’e-reporting sont parties, en quelques clics.
Le rôle de l’expert-comptable : beaucoup de cabinets proposent une plateforme à leurs clients et en assurent le suivi. C’est souvent le choix le plus simple pour un indépendant.
Un point de vigilance : n’attendez pas août 2027. Les plateformes seront saturées de demandes d’inscription à l’été 2027, et un problème de raccordement de votre caisse se règle mieux en janvier qu’en août.
Ce que votre logiciel de caisse doit savoir faire
La caisse est le pivot de la réforme pour un restaurant. Trois exigences.
Elle doit être conforme : depuis 2018, un logiciel de caisse doit garantir l’inaltérabilité, la sécurisation, la conservation et l’archivage des données. La loi de finances pour 2026 (article 125) a rétabli la possibilité de justifier cette conformité par une attestation individuelle de l’éditeur, à côté des certifications par un organisme accrédité, avec effet au 21 février 2026. L’amende pour un logiciel non conforme est de 7 500 € par logiciel, avec obligation de mise en conformité sous 60 jours. Demandez à votre éditeur son attestation ou son certificat, et conservez-le.
Elle doit ventiler correctement les taux de TVA : 10 %, 5,5 %, 20 %, selon les produits et le mode de consommation. Une erreur de paramétrage (une bouteille de vin à 10 %) devient visible dans l’e-reporting.
Elle doit pouvoir transmettre les données d’e-reporting à une plateforme agréée, ou s’y connecter. C’est la question à poser dès maintenant à votre éditeur : « Comment ma caisse transmettra-t-elle mes données de ventes au 1er septembre 2027 ? » Si la réponse est floue, vous avez un an pour changer.
Les sanctions, pour savoir ce qui est en jeu
La réforme prévoit des amendes par manquement : par facture non émise sous forme électronique quand elle devait l’être, avec un plafond annuel de 15 000 €, et par transmission d’e-reporting manquante, avec un plafond du même ordre. Les montants unitaires sont de quelques dizaines d’euros par facture et de quelques centaines d’euros par transmission, d’après les informations publiées par l’Umih ; l’administration a indiqué une tolérance lors de la première année de mise en œuvre pour les entreprises de bonne foi. Le vrai risque pour un restaurant n’est pas l’amende : c’est le client professionnel qui ne peut pas passer votre repas en frais et qui ne revient pas, et le grossiste dont vous ne recevez plus les factures.
Cinq situations de service, et ce qu’il faut faire
La réforme se comprend mieux par les cas concrets qu’un restaurant rencontre chaque semaine.
Le déjeuner d’affaires à 110 € HT pour trois personnes. Le client paie et demande « une facture ». La note de restaurant suffit comme justificatif en dessous de 150 € HT ; vous la remettez, éventuellement avec le nom de sa société écrit dessus s’il le souhaite. Aucune facture électronique n’est nécessaire, ni en 2026 ni en 2027.
Le séminaire à 1 800 € HT réglé par une entreprise. Une facture est obligatoire, au nom de la société, avec toutes les mentions. En 2026, vous pouvez l’émettre comme aujourd’hui ; à partir du 1er septembre 2027, elle devra partir par votre plateforme agréée vers celle du client, que vous trouverez dans l’annuaire grâce à son numéro SIREN. D’où l’intérêt de relever ce numéro au devis, comme le recommande notre guide sur la privatisation.
Le client qui réclame une facture trois semaines après. Vous pouvez l’établir a posteriori, à partir de la note et de son numéro. Si la TVA a déjà été déclarée sur la période, la facture porte une mention indiquant que la taxe a été acquittée, ce qui reste valable pour la récupération de TVA du client. C’est ici que votre fichier client rend service : retrouver la table du 4 en deux clics plutôt que dans une pile de tickets.
Le petit fournisseur local qui n’est pas encore passé à l’électronique. Un maraîcher en micro-entreprise n’a l’obligation d’émettre des factures électroniques qu’au 1er septembre 2027. Jusque-là, ses factures papier ou PDF restent valables et vous les traitez comme avant ; seules celles des grandes entreprises et des entreprises de taille intermédiaire arrivent déjà par plateforme.
Les factures de commission des plateformes de livraison. Uber Eats, Deliveroo et les autres sont des entreprises qui vous facturent des commissions : ces factures arrivent désormais par voie électronique. Elles sont utiles pour deux raisons : récupérer la TVA sur la commission si vous êtes au régime réel, et faire le calcul de coût réel que nous détaillons dans notre guide sur les commissions des plateformes.
Huit mots à connaître
Pour ne pas être perdu face à votre comptable ou votre éditeur de caisse.
La facture électronique est un fichier structuré, dans un format normalisé, lisible par les logiciels, transmis de plateforme à plateforme ; un PDF envoyé par email n’en est pas une. La plateforme agréée (PA) est l’intermédiaire obligatoire, agréé par l’administration, par lequel passent vos factures d’achat, vos factures de vente aux professionnels et vos données de ventes. L’annuaire est le répertoire national qui associe chaque entreprise à sa plateforme et permet à un fournisseur de savoir où vous adresser une facture. L’e-reporting est la transmission périodique à l’administration des données agrégées de vos ventes aux particuliers, par taux de TVA, via votre plateforme. Le cycle de vie désigne les statuts d’une facture électronique (déposée, reçue, refusée, encaissée) que la plateforme suit et que le client peut utiliser pour contester. Les mentions obligatoires sont celles de toute facture (identités, date, numéro, détail, montants par taux), auxquelles s’ajoutent quelques mentions nouvelles comme le numéro SIREN du client et la nature de l’opération (livraison de biens ou prestation de services). L’avoir est la facture rectificative qui annule ou corrige une facture émise, et qui passe par le même circuit. Le rapport Z est le récapitulatif de fin de service de votre caisse, ventilé par taux de TVA : c’est lui qui alimente l’e-reporting.
La checklist en dix points
Voici ce qu’un restaurant de 40 couverts doit avoir fait, dans l’ordre, d’ici le 1er septembre 2027.
- Être inscrit sur une plateforme agréée et référencé dans l’annuaire, pour recevoir les factures de vos fournisseurs (obligation en vigueur depuis le 1er septembre 2026).
- Communiquer votre adresse de réception électronique à vos fournisseurs qui la demandent.
- Vérifier la conformité de votre caisse : attestation de l’éditeur ou certificat, conservé dans un dossier.
- Vérifier le paramétrage des taux de TVA sur toute la carte, sur place et à emporter.
- Demander à votre éditeur de caisse comment l’e-reporting sera transmis en 2027, et à quelle plateforme.
- Installer le réflexe facture au paiement : demander, relever raison sociale et SIREN, émettre le jour même.
- Collecter les coordonnées de facturation dès le devis pour les groupes et privatisations.
- Organiser le circuit avec votre expert-comptable : qui fait quoi, quelle plateforme, quelle fréquence.
- Tester l’émission d’une facture électronique à un client professionnel avant l’été 2027.
- Vérifier chaque mois, à partir de septembre 2027, que les données d’e-reporting sont bien parties.
Un calcul qui fait réfléchir
Prenons un restaurant de 40 couverts dans un quartier de bureaux, avec 23 € de ticket moyen (baromètre Rydge 2025) et une clientèle du midi où un déjeuner sur quatre est un repas d’affaires.
Sans organisation, en 2027 : les clients professionnels qui demandent une facture électronique repartent avec une note ou un PDF que leur comptabilité refuse ; une partie d’entre eux choisit pour le déjeuner suivant un restaurant qui sait facturer. Si un déjeuner d’affaires par jour est perdu, à trois convives et 23 €, ce sont 69 € par jour, 1 500 € par mois, 18 000 € par an. Ajoutez le temps passé à retrouver des factures fournisseurs qui n’arrivent plus par email, et les rappels de grossistes.
Avec la checklist appliquée d’ici l’hiver : la plateforme coûte de 15 à 80 € par mois, la caisse transmet seule, la facture est émise au paiement en trente secondes, les factures fournisseurs arrivent classées et partent chez l’expert-comptable sans ressaisie. Le restaurant devient, dans son quartier, celui où « on peut avoir une facture tout de suite », et les repas d’affaires viennent chez lui. Notre guide sur le midi en semaine explique comment en faire un argument commercial.
Votre plan d’action
- Ce mois-ci : inscrivez-vous sur une plateforme agréée (via votre expert-comptable ou votre éditeur de caisse) et communiquez votre adresse à vos fournisseurs.
- Ce trimestre : obtenez l’attestation ou le certificat de conformité de votre caisse, vérifiez les taux de TVA, et posez la question de l’e-reporting à votre éditeur.
- Dès maintenant : installez le réflexe facture au paiement et la collecte des coordonnées de facturation dès le devis pour les groupes.
- Avant l’été 2027 : testez l’émission d’une facture électronique et la transmission de données depuis la caisse.
- À partir de septembre 2027 : contrôlez chaque mois que tout est parti, et gardez les justificatifs de conformité à portée de main.
Yumcall dans tout ça : la relation client, pas la comptabilité
Soyons clairs : Yumcall ne fait pas de facturation électronique. C’est le travail de votre caisse, de votre plateforme agréée et de votre expert-comptable, et il vaut mieux qu’il le reste. Ce que Yumcall apporte est en amont : le CRM garde les coordonnées et l’historique de vos clients professionnels et de leurs entreprises, ce qui permet de retrouver en deux clics la société du client qui demande une facture après coup, et de préparer les devis de groupes avec les bonnes informations de facturation. Et l’assistant téléphonique IA, le widget et le click and collect remplissent le midi avec les entreprises du quartier, celles qui auront besoin de vos factures. Tout est inclus dans un abonnement à 99 € par mois, sans engagement.
Pour finir
La facturation électronique n’est pas une affaire de comptables. Elle décidera, dans un an, si le client qui déjeune avec trois collaborateurs peut passer votre repas en frais, et donc s’il revient. Elle est déjà en vigueur pour la réception de vos factures fournisseurs, et vous avez douze mois pour le reste : une plateforme, une caisse conforme et connectée, un réflexe au paiement.
Douze mois, c’est confortable si vous commencez maintenant, et intenable si vous commencez en août 2027. Si vous voulez un fichier client qui garde les entreprises et leurs coordonnées, et un midi rempli de repas d’affaires, essayez Yumcall gratuitement.
Sources
- economie.gouv.fr, « Tout savoir sur la facturation électronique pour les entreprises » (calendrier officiel, plateformes agréées, e-reporting) : economie.gouv.fr
- Umih, « Foire aux questions : la facturation électronique » (points spécifiques aux restaurateurs, coûts, sanctions) : umih.fr
- LégiFiscal, « Notes de restaurant : comment les traiter depuis le 1er septembre 2026 ? » (seuil de 150 € HT), septembre 2026 : legifiscal.fr
- LégiFiscal, « TVA récupérable sur les frais de restauration » : legifiscal.fr
- Kombu Mag, « TVA en restauration 2026 » (article 125 de la loi de finances 2026, attestation de conformité des logiciels de caisse, amende de 7 500 €), 28 avril 2026 : kombumag.com
- impots.gouv.fr, liste des plateformes agréées pour la facturation électronique : impots.gouv.fr
- Baromètre GIRA x RYDGE 2026, ticket moyen en service à table, repris par Extencia : extencia.fr
Questions fréquentes
Mon restaurant est-il concerné par la facturation électronique ?
Oui, comme toutes les entreprises. Depuis le 1er septembre 2026, vous devez pouvoir recevoir les factures électroniques de vos fournisseurs. Au 1er septembre 2027, vous devrez émettre des factures électroniques pour vos clients professionnels et transmettre les données de vos ventes aux particuliers (e-reporting).
La note remise aux clients change-t-elle ?
Non. La note de restaurant remise à un particulier n’est pas une facture au sens de la réforme et ne passe pas par une plateforme. Pour un client professionnel, elle reste acceptée comme justificatif en dessous de 150 € hors taxes.
Que dois-je faire quand un client professionnel demande une facture ?
En dessous de 150 € HT, la note suffit s’il l’accepte. Au-dessus, ou s’il insiste, une facture à son nom avec les mentions obligatoires est nécessaire ; à partir de septembre 2027, elle devra être émise via votre plateforme agréée. Relevez la raison sociale et le SIREN au moment du paiement et émettez le jour même.
Qu’est-ce que l’e-reporting pour un restaurant ?
La transmission à l’administration, via votre plateforme agréée, des données agrégées de vos ventes aux particuliers (montants par taux de TVA, mode de paiement, date), à partir du 1er septembre 2027. Ces données sont dans votre caisse ; si elle est compatible, la transmission est automatique.
Comment choisir ma plateforme agréée ?
Selon son intégration avec votre caisse et votre comptabilité, son coût (de l’ordre de 15 à 80 € par mois ou 0,30 à 1,50 € par facture selon l’Umih), sa simplicité, et l’avis de votre expert-comptable, qui en propose souvent une. La liste officielle est publiée par l’administration fiscale.
Ma caisse doit-elle changer ?
Elle doit être conforme (attestation de l’éditeur ou certificat, amende de 7 500 € par logiciel non conforme), ventiler correctement les taux de TVA et pouvoir transmettre les données d’e-reporting à une plateforme agréée en 2027. Posez la question à votre éditeur maintenant ; si la réponse est floue, vous avez un an pour changer.
Quelles sont les sanctions ?
Des amendes par facture non conforme et par transmission d’e-reporting manquante, plafonnées à 15 000 € par an pour chaque manquement, avec une tolérance annoncée la première année pour les entreprises de bonne foi. Le vrai risque est commercial : le client professionnel qui ne peut pas passer votre repas en frais ne revient pas.